Les présentes conditions régissent l'utilisation de la plateforme Groupe Hotelia (l'« Application invité », le tableau de bord hôtelier, l'espace partenaire et les services connexes, ensemble le « Service ») par les établissements et commerces clients (le « Client ») et leurs invités. En vous abonnant ou en utilisant le Service, vous acceptez ces conditions.
« Client » : l'hôtel, l'établissement d'hébergement ou le commerce partenaire qui souscrit au Service. « Invité » : la personne qui utilise l'Application invité depuis un établissement Client. « Contenu du Client » : les informations, offres, photos, textes et paramètres fournis par le Client. « Devis » : la proposition tarifaire acceptée par le Client, qui prévaut sur toute grille de prix générale en cas de divergence.
Groupe Hotelia fournit un concierge numérique (l'assistant IA « Alfred ») et des outils d'intelligence de marché pour les hôtels et leurs partenaires locaux. Le Service recommande des lieux, événements et services à proximité, et fournit à l'établissement un tableau de bord d'analyse, de tarification et de gestion.
Le Service est offert en modules souscrits séparément : Conciergerie (application invité, tableau de bord, intelligence de marché), Revenus (tarification dynamique, prévisions, intégration PMS) et Partenaire (référencement d'un commerce dans l'application invité). Seuls les modules indiqués à votre Devis sont inclus.
Le Service est offert par abonnement mensuel, au tarif indiqué à votre Devis. Sauf indication contraire, l'abonnement se renouvelle automatiquement chaque mois jusqu'à sa résiliation. Le module Revenus comporte un engagement minimal de trois (3) mois.
La facturation du module Conciergerie est établie selon le nombre de chambres déclaré par le Client, avec un montant plancher et un plafond mensuels précisés au Devis. Le Client s'engage à déclarer un nombre de chambres exact et à signaler tout changement important; un écart substantiel constaté peut donner lieu à un ajustement tarifaire au mois suivant, sur préavis écrit.
Les frais d'installation, le cas échéant, sont uniques et non remboursables une fois la configuration entamée.
Les paiements sont traités de façon sécurisée par Stripe; Groupe Hotelia ne stocke ni ne voit jamais vos données de carte complètes. Les factures sont accessibles en tout temps depuis votre tableau de bord et demeurent accessibles après la résiliation.
Tous les prix affichés, indiqués au Devis ou facturés sont exprimés hors taxes. Le Client est responsable de toutes les taxes de vente applicables (notamment la TPS et la TVQ), lesquelles seront ajoutées à la facture lorsque Groupe Hotelia est tenue de les percevoir. Si Groupe Hotelia devient assujettie à une obligation de perception après la date d'entrée en vigueur de votre abonnement, les taxes applicables seront ajoutées aux factures suivantes sans que cela constitue une hausse de tarif au sens de l'article 5.
Si le Client est exonéré de taxes, il doit fournir les numéros d'exemption valides avant la facturation.
Groupe Hotelia peut modifier ses tarifs. Toute hausse applicable à un abonnement existant est communiquée par courriel avec un préavis d'au moins trente (30) jours et ne prend effet qu'au début d'une période de facturation subséquente.
Le Client qui refuse une hausse peut résilier sans pénalité avant sa date d'entrée en vigueur; l'utilisation continue du Service après cette date vaut acceptation. Le tarif consenti aux clients fondateurs est maintenu pour la durée indiquée à leur Devis.
En cas d'échec d'un paiement, Groupe Hotelia en est avisée et tente de joindre le Client, pendant que son prestataire de paiement effectue de nouvelles tentatives de prélèvement selon son calendrier habituel. L'accès au Service demeure actif pendant toute cette période de relance.
Si l'abonnement est ultimement annulé faute de paiement, l'accès est suspendu jusqu'à sa régularisation.
La suspension désactive l'Application invité et le tableau de bord. Les données du Client sont conservées pendant la suspension et l'accès est rétabli sans frais dès la régularisation.
Par le Client : vous pouvez résilier en tout temps, sans frais ni pénalité et sans avoir à motiver votre décision, depuis le bouton « Résilier votre abonnement » de l'onglet Facturation de votre tableau de bord. Quelques questions courtes nous aident à comprendre pourquoi; rien n'est résilié sur-le-champ — un membre de l'équipe vous écrit pour confirmer. Une demande par écrit (courriel) reste toujours valable, notamment si vous n'avez plus accès à votre compte. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle déjà payée; le Service demeure pleinement accessible jusque-là et aucun montant supplémentaire n'est prélevé.
Par Groupe Hotelia : nous pouvons résilier un abonnement sur préavis écrit de trente (30) jours, ou immédiatement en cas de manquement grave (utilisation illégale ou trompeuse, atteinte à la sécurité du Service, défaut de paiement non régularisé, atteinte aux droits d'un tiers).
À la résiliation, l'accès à l'Application invité et au tableau de bord est désactivé. La collecte de données de marché à des fins statistiques et agrégées peut se poursuivre, ces données ne constituant pas du Contenu du Client.
Les abonnements sont facturés d'avance et les périodes entamées ne sont ni remboursées ni calculées au prorata, le Service demeurant accessible jusqu'à la fin de la période payée. Les frais d'installation ne sont pas remboursables une fois la configuration entamée.
Groupe Hotelia remboursera néanmoins, à son entière discrétion, tout montant facturé par erreur, tout montant facturé après une résiliation valablement reçue, ainsi que toute période durant laquelle le Service a été rendu substantiellement inutilisable par une cause qui lui est imputable.
Groupe Hotelia respecte la Loi 25 du Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé). Notre politique de confidentialité fait partie intégrante des présentes conditions.
Rôles. À l'égard des renseignements des Invités recueillis par l'Application invité, Groupe Hotelia agit comme fournisseur de services pour le compte du Client. À l'égard des renseignements du compte du Client (coordonnées, facturation), Groupe Hotelia agit pour son propre compte.
Minimisation. L'Application invité ne recueille que des données d'utilisation anonymes destinées à améliorer les recommandations. Le nom d'un Invité n'est jamais conservé sur nos serveurs et l'Invité peut refuser la collecte sans perdre l'accès au Service.
Sous-traitants. Le Service s'appuie sur des fournisseurs tiers, notamment Supabase (hébergement des données, région canadienne), Vercel (hébergement applicatif), Stripe (paiements), Resend (courriels transactionnels) et Anthropic (génération des réponses d'Alfred). La liste à jour est fournie sur demande. Communication hors Québec : certains de ces fournisseurs traitent des données aux États-Unis; cette communication fait l'objet de l'évaluation requise par la Loi 25 et est encadrée par contrat.
Conservation et export. Le Client peut demander en tout temps une copie de son Contenu et de ses données de compte dans un format structuré d'usage courant. Après résiliation, les données du compte et de facturation sont conservées le temps requis par les obligations comptables et fiscales applicables, puis détruites ou anonymisées.
Incident de confidentialité. Groupe Hotelia avisera le Client sans délai de tout incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux touchant ses données, et prêtera l'assistance raisonnable requise pour les déclarations exigées par la loi.
Responsable de la protection des renseignements personnels : la personne responsable au sein de Groupe Hotelia peut être jointe à l'adresse indiquée dans la politique de confidentialité.
Le Client demeure propriétaire de son Contenu. Il accorde à Groupe Hotelia une licence non exclusive, mondiale et libre de redevance, limitée à la durée de l'abonnement, permettant d'héberger, reproduire, traduire, adapter le format et afficher ce Contenu aux seules fins d'exploiter le Service — y compris son affichage aux Invités et, pour un partenaire, son affichage dans l'application des établissements desservis.
Le Client garantit détenir les droits nécessaires sur son Contenu et s'engage à ce qu'il soit exact et non trompeur. Groupe Hotelia peut retirer un Contenu manifestement inexact, illégal ou portant atteinte aux droits d'un tiers, après en avoir avisé le Client lorsque les circonstances le permettent.
Groupe Hotelia utilise des données agrégées et anonymisées — ne permettant d'identifier ni un Invité, ni un établissement en particulier — pour exploiter, mesurer et améliorer le Service, y compris après la résiliation.
Vous vous engagez à fournir des informations exactes, à ne pas utiliser le Service à des fins illégales ou trompeuses, à ne pas tenter d'en compromettre la sécurité ou l'intégrité, à ne pas en extraire massivement les données par des moyens automatisés, et à ne pas revendre ni redistribuer le Service ou les données de marché à un tiers sans autorisation écrite.
Les identifiants d'accès sont personnels; le Client est responsable des activités effectuées au moyen de ses comptes et doit nous aviser sans délai de tout accès non autorisé.
Le Service est fourni « tel quel ». Nous visons une haute disponibilité et procédons aux maintenances planifiées hors des périodes de forte affluence lorsque cela est raisonnablement possible, mais nous ne garantissons pas un fonctionnement ininterrompu ni l'exactitude ou la disponibilité continue des données de tiers (météo, événements, tarifs concurrents, cartographie), lesquelles dépendent de fournisseurs externes et peuvent être modifiées ou interrompues sans préavis.
Aucun engagement de niveau de service (SLA) chiffré n'est consenti, sauf s'il est expressément prévu à votre Devis.
Dans les limites permises par la loi, la responsabilité totale de Groupe Hotelia, toutes causes confondues, se limite au montant payé par le Client pour le Service au cours des trois (3) mois précédant l'événement donnant lieu à la réclamation.
Groupe Hotelia n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, notamment la perte de profits, de revenus, de clientèle, de réservations ou de données, ni des décisions commerciales — y compris de tarification — prises par le Client sur la foi des recommandations, prévisions ou données de marché fournies par le Service, lesquelles sont de nature indicative.
Aucune disposition des présentes n'a pour effet d'exclure une responsabilité qui ne peut être exclue en droit québécois, notamment en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde.
Le Client tiendra Groupe Hotelia indemne des réclamations de tiers découlant de son Contenu, de ses offres et promotions, du non-respect des présentes conditions ou de la violation d'une loi applicable dans le cadre de son utilisation du Service.
Chaque partie s'engage à protéger les renseignements confidentiels de l'autre — notamment les tarifs consentis, les données de performance de l'établissement et les données de marché non publiques — à ne les utiliser que pour l'exécution des présentes et à ne pas les divulguer sans autorisation, sauf obligation légale. Cet engagement survit trois (3) ans à la fin de l'abonnement.
Le Service, ses logiciels, ses modèles, ses bases de données de marché, sa marque et ses éléments visuels demeurent la propriété exclusive de Groupe Hotelia. Aucune disposition des présentes ne transfère au Client un droit de propriété sur le Service. Les retours et suggestions transmis par le Client peuvent être utilisés librement pour améliorer le Service, sans contrepartie.
Le Client ne peut céder son abonnement sans l'accord écrit préalable de Groupe Hotelia, lequel ne sera pas refusé sans motif raisonnable — notamment en cas de vente de l'établissement, auquel cas l'abonnement peut être transféré à l'acquéreur.
Groupe Hotelia peut céder les présentes conditions à une société affiliée, à une entité constituée aux fins de poursuivre ses activités, ou dans le cadre d'une fusion, d'une réorganisation ou d'une vente d'actifs, aux mêmes conditions et sans hausse de tarif du seul fait de la cession.
Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement hors de son contrôle raisonnable (catastrophe naturelle, panne majeure d'un réseau ou d'un fournisseur d'infrastructure, cyberattaque, acte gouvernemental, conflit de travail). L'obligation de payer les périodes déjà servies demeure.
Groupe Hotelia peut mettre à jour les présentes conditions. Les changements importants sont communiqués par courriel avec un préavis d'au moins trente (30) jours. Le Client qui refuse une modification importante peut résilier sans pénalité avant sa prise d'effet; l'utilisation continue du Service après cette date vaut acceptation.
Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de Québec, sous réserve des recours que la loi réserve aux consommateurs.
Les parties conviennent de tenter de bonne foi de régler tout différend par discussion directe avant d'entreprendre un recours judiciaire.
Les présentes conditions sont rédigées en français et une traduction anglaise est fournie par courtoisie. En cas de divergence, la version française prévaut. Les parties confirment leur volonté que ce document et les documents connexes soient rédigés en français.
Les présentes conditions, votre Devis et la politique de confidentialité constituent l'entente complète entre les parties et remplacent toute entente antérieure sur leur objet. En cas de divergence, le Devis prévaut sur les présentes conditions.
Si une disposition est jugée invalide, les autres demeurent pleinement en vigueur. Le fait de ne pas se prévaloir d'un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit. Les articles portant sur les taxes, la confidentialité, la propriété intellectuelle, la limitation de responsabilité, l'indemnisation et le droit applicable survivent à la résiliation.
These terms govern use of the Groupe Hotelia platform (the "Guest App", the hotelier dashboard, the partner portal and related services, together the "Service") by client establishments and businesses (the "Client") and their guests. By subscribing to or using the Service, you agree to these terms.
"Client": the hotel, lodging establishment or partner business subscribing to the Service. "Guest": a person using the Guest App from a Client establishment. "Client Content": the information, offers, photos, text and settings supplied by the Client. "Quote": the pricing proposal accepted by the Client, which prevails over any general price list in case of conflict.
Groupe Hotelia provides a digital concierge (the "Alfred" AI assistant) and market-intelligence tools for hotels and their local partners. The Service recommends nearby places, events and services, and gives the establishment an analytics, pricing and management dashboard.
The Service is offered as separately subscribed modules: Concierge (guest app, dashboard, market intelligence), Revenue (dynamic pricing, forecasting, PMS integration) and Partner (listing a business in the guest app). Only the modules stated in your Quote are included.
The Service is offered on a monthly subscription at the rate stated in your Quote. Unless otherwise agreed, the subscription renews automatically each month until terminated. The Revenue module carries a three (3) month minimum commitment.
Concierge billing is based on the number of rooms declared by the Client, subject to the monthly floor and cap stated in the Quote. The Client agrees to declare an accurate room count and to report material changes; a substantial discrepancy may lead to a price adjustment the following month, on written notice.
Setup fees, where applicable, are one-time and non-refundable once configuration has begun.
Payments are processed securely by Stripe; Groupe Hotelia never stores or sees your full card details. Invoices are available at any time from your dashboard and remain available after termination.
All prices displayed, quoted or invoiced are exclusive of tax. The Client is responsible for all applicable sales taxes (including GST and QST), which will be added to the invoice where Groupe Hotelia is required to collect them. If Groupe Hotelia becomes subject to a collection obligation after your subscription start date, applicable taxes will be added to subsequent invoices, and this shall not constitute a price increase under section 5.
Tax-exempt Clients must provide valid exemption numbers before invoicing.
Groupe Hotelia may change its prices. Any increase applying to an existing subscription will be communicated by email on at least thirty (30) days' notice and takes effect only at the start of a subsequent billing period.
A Client who declines an increase may terminate without penalty before its effective date; continued use after that date constitutes acceptance. Founding-client rates are held for the period stated in their Quote.
If a payment fails, Groupe Hotelia is notified and will attempt to reach the Client while its payment provider retries the charge on its usual schedule. Access to the Service remains active throughout this retry period.
If the subscription is ultimately cancelled for non-payment, access is suspended until the account is settled.
Suspension disables the Guest App and dashboard. Client data is retained during suspension and access is restored at no charge once payment is settled.
By the Client: you may terminate at any time, at no cost or penalty and without having to give a reason, using the "Cancel your subscription" button in the Billing tab of your dashboard. A few short questions help us understand why; nothing is cancelled on the spot — a member of the team writes to confirm. A request in writing (email) is always valid too, in particular if you no longer have access to your account. Termination takes effect at the end of the monthly period already paid; the Service remains fully available until then and no further amount is charged.
By Groupe Hotelia: we may terminate a subscription on thirty (30) days' written notice, or immediately for material breach (unlawful or deceptive use, compromising the security of the Service, unresolved non-payment, infringement of a third party's rights).
On termination, access to the Guest App and dashboard is disabled. Collection of market data for aggregated statistical purposes may continue, as such data does not constitute Client Content.
Subscriptions are billed in advance and partial periods are neither refunded nor pro-rated, the Service remaining available through the end of the paid period. Setup fees are non-refundable once configuration has begun.
Groupe Hotelia will nonetheless refund, at its discretion, any amount billed in error, any amount billed after a validly received termination, and any period during which the Service was rendered substantially unusable by a cause attributable to Groupe Hotelia.
Groupe Hotelia complies with Québec's Law 25 (Act respecting the protection of personal information in the private sector). Our privacy policy forms an integral part of these terms.
Roles. With respect to Guest information collected by the Guest App, Groupe Hotelia acts as a service provider on the Client's behalf. With respect to Client account information (contact details, billing), Groupe Hotelia acts on its own behalf.
Minimization. The Guest App collects only anonymous usage data to improve recommendations. A Guest's name is never stored on our servers, and Guests may decline collection without losing access to the Service.
Subprocessors. The Service relies on third-party providers including Supabase (data hosting, Canadian region), Vercel (application hosting), Stripe (payments), Resend (transactional email) and Anthropic (generating Alfred's replies). A current list is available on request. Transfers outside Québec: some providers process data in the United States; such transfers are subject to the assessment required by Law 25 and are governed by contract.
Retention & export. The Client may request at any time a copy of its Content and account data in a structured, commonly used format. After termination, account and billing data is retained as required by applicable accounting and tax obligations, then destroyed or anonymized.
Confidentiality incident. Groupe Hotelia will notify the Client without delay of any confidentiality incident presenting a risk of serious injury affecting its data, and will provide reasonable assistance with legally required reporting.
Privacy officer: the person responsible for the protection of personal information at Groupe Hotelia can be reached at the address given in the privacy policy.
The Client retains ownership of its Content. It grants Groupe Hotelia a non-exclusive, worldwide, royalty-free licence, limited to the subscription term, to host, reproduce, translate, reformat and display that Content solely to operate the Service — including display to Guests and, for a partner, display in the app of the establishments served.
The Client warrants that it holds the necessary rights in its Content and that the Content is accurate and not misleading. Groupe Hotelia may remove Content that is manifestly inaccurate, unlawful or infringing, after notifying the Client where circumstances permit.
Groupe Hotelia uses aggregated, anonymized data — which does not identify any Guest or individual establishment — to operate, measure and improve the Service, including after termination.
You agree to provide accurate information, not to use the Service for unlawful or deceptive purposes, not to attempt to compromise its security or integrity, not to extract its data in bulk by automated means, and not to resell or redistribute the Service or its market data to any third party without written authorization.
Access credentials are personal; the Client is responsible for activity carried out through its accounts and must notify us without delay of any unauthorized access.
The Service is provided "as is". We aim for high availability and schedule maintenance outside peak periods where reasonably practicable, but we do not guarantee uninterrupted operation or the accuracy or continued availability of third-party data (weather, events, competitor rates, mapping), which depends on external providers and may change or cease without notice.
No quantified service-level commitment (SLA) is given unless expressly stated in your Quote.
To the extent permitted by law, Groupe Hotelia's total liability, on all causes combined, is limited to the amount paid by the Client for the Service in the three (3) months preceding the event giving rise to the claim.
Groupe Hotelia is in no case liable for indirect damages, including loss of profits, revenue, goodwill, bookings or data, nor for commercial decisions — including pricing decisions — made by the Client in reliance on recommendations, forecasts or market data provided by the Service, all of which are indicative in nature.
Nothing in these terms excludes liability that cannot be excluded under Québec law, including for intentional or gross fault.
The Client will hold Groupe Hotelia harmless from third-party claims arising from its Content, its offers and promotions, its breach of these terms, or its violation of applicable law in connection with its use of the Service.
Each party will protect the other's confidential information — including agreed rates, establishment performance data and non-public market data — use it only to perform these terms, and not disclose it without authorization, except as required by law. This obligation survives three (3) years after the end of the subscription.
The Service, its software, models, market databases, brand and visual elements remain the exclusive property of Groupe Hotelia. Nothing in these terms transfers ownership of the Service to the Client. Feedback and suggestions submitted by the Client may be used freely to improve the Service, without compensation.
The Client may not assign its subscription without Groupe Hotelia's prior written consent, which will not be unreasonably withheld — including on a sale of the establishment, in which case the subscription may be transferred to the purchaser.
Groupe Hotelia may assign these terms to an affiliate, to an entity incorporated to continue its business, or in connection with a merger, reorganization or sale of assets, on the same terms and with no price increase arising from the assignment alone.
Neither party is liable for a failure caused by an event beyond its reasonable control (natural disaster, major network or infrastructure provider outage, cyberattack, government act, labour dispute). The obligation to pay for periods already served remains.
Groupe Hotelia may update these terms. Material changes are communicated by email on at least thirty (30) days' notice. A Client who declines a material change may terminate without penalty before it takes effect; continued use after that date constitutes acceptance.
These terms are governed by the laws of the province of Québec and the applicable laws of Canada. Any dispute falls within the exclusive jurisdiction of the courts of the judicial district of Québec, subject to any recourse the law reserves to consumers.
The parties agree to attempt in good faith to resolve any dispute by direct discussion before commencing legal proceedings.
These terms are drafted in French and an English translation is provided as a courtesy. In case of discrepancy, the French version prevails. The parties confirm their wish that this and related documents be drawn up in French.
These terms, your Quote and the privacy policy constitute the entire agreement between the parties and supersede any prior agreement on their subject matter. In case of conflict, the Quote prevails over these terms.
If any provision is held invalid, the remainder stays in full force. Failure to enforce a right is not a waiver of it. The sections on taxes, confidentiality, intellectual property, limitation of liability, indemnity and governing law survive termination.